为了确保各类重要信息的安全与保密性，特制定本机要文档保管规范。本规范旨在明确文档管理流程，保障信息安全，防止敏感资料外泄。
一、适用范围
本规范适用于所有涉及机要文件的收集、整理、存储、传输及销毁等环节的操作。
二、基本原则
1. 安全优先：任何情况下都应将安全放在首位，确保无未经授权人员接触机密资料。
2. 分级管理：根据不同级别的机密程度采取相应的保护措施。
3. 责任到人：每位参与文档管理工作的员工需对其负责部分承担相应责任。
三、具体要求
1. 文件接收
- 所有新收到的机密文件必须立即登记入册，并由专人保管。
- 登记时需注明文件名称、编号、日期以及接收人姓名。
2. 存储方式
- 电子版文件应加密保存于专用服务器中，并设置访问权限。
- 纸质版文件则需存放在带锁的保险柜内，钥匙由指定人员持有。
3. 使用规定
- 需查阅机密文件者须事先提出申请并获得批准后方可进行。
- 查阅过程中不得擅自复制或摘录内容，使用完毕后应及时归还。
4. 销毁程序
- 对于不再需要保留的机密文件，在经过审批同意后方可予以销毁。
- 纸质文件应采用碎纸机彻底粉碎；电子数据则通过专业软件完全擦除。
四、监督机制
设立专门的监督小组定期检查各项制度执行情况，发现问题及时纠正整改。同时鼓励全体员工积极参与监督工作，共同维护良好的文档管理秩序。
五、培训教育
定期组织相关培训活动，提高全体员工对于机要文档管理重要性的认识，掌握正确的操作方法，增强保密意识。
以上即为本单位关于机要文档保管的基本规范，请大家严格遵守执行。如有疑问或建议，请随时向管理部门反馈沟通。
